Для українського бізнесу запустили онлайн-підписання документів із партнерами в ЄС

Екосистема цифрових сервісів для бізнесу «Вчасно» запустила у сервісі «Вчасно Підпис» можливість електронного підписання документів із європейськими партнерами. Відтепер українські компанії можуть обмінюватися документами онлайн, використовуючи європейські кваліфіковані електронні підписи (QES), без пересилання паперових оригіналів.

Європейський Союз залишається ключовим торговельним партнером України: у 2025 році на країни ЄС припадало 58% українського експорту та 47% імпорту товарів. Водночас частина документообігу між українськими та європейськими компаніями досі відбувається на папері. Очікування підписаних оригіналів може затримувати початок робіт за договором, відвантаження товарів і проведення оплат, а міжнародна доставка створює додаткові витрати для бізнесу.

Нова можливість дає змогу перенести цей процес в онлайн. Українська компанія завантажує документ у «Вчасно Підпис», підписує його та надсилає партнеру посилання. Європейський контрагент відкриває документ і підписує його власним кваліфікованим електронним підписом без необхідності реєструватися в сервісі.

Щоб скористатися функціоналом, компанії потрібен європейський QES. Якщо його ще немає, отримати підпис можна дистанційно з України через польського кваліфікованого надавача Certum. Команда «Вчасно» супроводжує користувача на кожному етапі, а оформлення зазвичай займає кілька днів. Компаніям, які вже мають підпис одного з підтримуваних європейських надавачів, отримувати новий не потрібно.

«Україна входить до п’ятірки світових лідерів за рівнем розвитку державних онлайн-послуг, а цифрові процеси вже стали стандартом не лише для держави, а й для бізнесу. Ми хочемо масштабувати цей досвід на міжнародну взаємодію. Підписання документів з ЄС — не просто нова функція, а ще один крок до того, щоб українським компаніям було так само просто працювати з європейськими партнерами онлайн, як із документами всередині країни», — говорить Антон Скоков, CEO «Вчасно».

Практичну потребу в такому рішенні демонструє досвід ІП «Кока-Кола Беверіджиз Україна Лімітед», яка співпрацює з партнерами у 30 країнах. У 2026 році компанія підписала 341 документ у межах міжнародної діяльності, частину з яких досі доводиться надсилати в паперовому вигляді. За оцінками компанії, лише на доставку таких документів вона витрачає десятки тисяч євро на рік. Крім фінансових витрат, це означає кілька днів очікування та ризик втрати документів, що може затримувати замовлення й оплати.

Відповідно до європейського регламенту eIDAS, кваліфікований електронний підпис має в ЄС юридичну силу, еквівалентну власноручному підпису. Українське законодавство також передбачає визнання результатів кваліфікованих електронних довірчих послуг європейських надавачів за визначених законом умов.

Довідка 

«Вчасно» — українська продуктова ІТ-компанія, яка створює цифрові рішення для автоматизації щоденних бізнес-процесів. Сервіси «Вчасно» охоплюють електронний документообіг, кадрове адміністрування, фіскалізацію, цифрові підписи, обмін документами в ритейлі, товарно-транспортні накладні, звітність для ФОПів та автоматизацію роботи малого й середнього бізнесу. «Вчасно» входить до продуктової групи ІТ-компаній Vchasno Group.