HR основи у забезпеченні безперервності бізнесу

Ганна Позднякова, HRD у Vector Software 

Безумовно, 2022 рік змусив трансформував життя людей у всіх аспектах – як у професійному, так і в особистому. Станом на лютий 2022 року всі ми, власники, менеджери чи окремі співробітники, практикуємо антикризовий менеджмент у дії. 

У цій статті ми заглибимося в деталі нашого шляху та обговоримо, як наша компанія організовувала себе та наші команди протягом цього періоду.

Коли ми розмірковуємо про минулий рік, стає очевидним, що вся діяльність компанії була спрямована на досягнення кількох цілей:

Безпека та підтримка

У січні 2022 року виконавча команда Vector Software підготувала план дій у надзвичайних ситуаціях для пом’якшення можливих наслідків ескалації, забезпечення безпеки консультантів Vector Software та безперервності бізнесу в різних ризикових сценаріях. Компанія також виділила ресурси та кошти для виконання плану реагування у надзвичайних ситуаціях. На жаль, вони знадобилися. Щоб допомогти співробітникам, ми зосередились на наступному: 

1. Шелтери від компанії. Ми орендували будинки у Варшаві (Польща) та Карпатах для наших співробітників та їхніх сімей. Шелтер у Польщі досі працює та користується високим попитом серед векторців.

2. Логістика. Ми організували трансфери до Польщі для наших колег жінок та сімей наших співробітників за потреби. Крім того, наші співробітники можуть отримати фінансову допомогу під час війни, яку можна використати для переїзду.

3. Харчування, доступність першої медичної допомоги, офіс як тимчасовий дім. Наш головний офіс у Львові та офіс у Києві забезпечені водою, їжею та аптечками для більшої кількості людей, ніж раніше. Крім того, ми обладнали приміщення предметами особистої гігієни, спальними мішками та ковдрами на випадок, якщо людям доведеться залишатися в офісі протягом тривалого періоду часу. 

4. Інфраструктура. З 24 лютого 2022 року ми встановили автономне електропостачання, резервні кабельні та супутникові канали інтернету, а також вжили інших заходів для забезпечення безперервності бізнесу.

5. Інша підтримка. Наш пакет бенефітів та підтримки є динамічним. Ми запускаємо програми, коли є попит або запит, і адаптуємо їх після етапу MVP. Під час російського вторгнення ми уклали угоду з дитячим садочком, щоб допомогти нашим співробітникам з дітьми. Ми також запустили психологічні практики самодопомоги, лекції з експертами з волонтерства, психоемоційної підтримки, крос-культурної комунікації та інші ініціативи. Наш принцип індивідуального підходу та вищої цінності людей над процесами ще більше зміцнився в умовах повномасштабної війни.

Комунікація

Прозора та відкрита комунікація була однією з наших цінностей ще до початку війни, і ми зосередилися на тому, щоб зробити її частішою та детальнішою. 

Станом на лютий 2022 року у нас було 144 співробітника, які працювали у двох офісах (Києві та Львові) офлайн, а також віддалено по всій Україні. Деякі члени команди також були у відпустці або працювали за кордоном. Щоб впоратися з середовищем, що швидко змінюється, ми створили наступні канали комунікації, які продовжують працювати й сьогодні:

Загальні збори. Ми проводимо загальні збори з усіма працівниками компанії, під час яких вся виконавча команда ділиться останніми новинами та важливими оголошеннями. Ми відкрито відповідаємо на будь-які питання, що виникають у людей, починаючи від можливості переїзду до підготовленого притулку з родичами та тваринами, закінчуючи фінансовою стабільністю компанії та зворотним зв’язком з клієнтами. Кожен може поділитися своїми ідеями та емоційним станом і отримати підтримку в режимі реального часу. Ці зустрічі об’єднують нас і дають відчуття підтримки навіть у непевні часи.

Ми починали зі щоденних зустрічей, але зараз проводимо зустрічі раз на два тижні з нашим президентом Гейром Міхре та всіма віце-президентами з постачання, операційної діяльності та фінансів.

Тематичні чати. Вони виникли для спеціальної та оперативної комунікації, а HR взяв на себе їхню координацію, щоб зробити їх безперебійними та чіткими. До них відносяться:

• Загальний чат з корпоративних питань, який включає новини компанії, оголошення про зміни в політиці, термінові оновлення, привітання з днем народження та вітання новачків;
• Чат “Допомога”, де колеги створили міні-розділи на такі теми, як організація гуманітарної допомоги, закупівлі для ЗСУ, пошук житла, логістика тощо;
• Чат з інформацією для колег, які перебувають за кордоном, з рекомендаціями щодо отримання тимчасових дозволів на проживання, мобільних операторів, місць розташування дитячих садків та наших закордонних офісів.

У той час наша команда HR та рекрутингу була доступна 24/7, щоб відповісти на будь-які питання. Наприклад, коли ми чули сирени або новини про вибухи, ми негайно зв’язувалися, щоб переконатися, що всі живі та здорові. Емоції війни увійшли в наше робоче середовище в дуже радикальний і щирий спосіб, що було несподівано, але стало важливим аспектом культури нашої компанії. Ми хочемо продовжити цей рівень турботи та підтримки навіть після перемоги України.

Донати та фінансова підтримка

Платежі. Якщо коротко, то всі платежі та зобов’язання були здійснені вчасно й в повному обсязі. Для нас було й залишається дуже важливим дотримуватися взятих на себе зобов’язань. Крім того, ми розробили перелік програм фінансової підтримки для векторців, які включають можливість:

• отримувати авансові платежі
• використовувати допомогу на переїзд
• отримувати заробітну плату під час виконання військових обов’язків
• звернутися за корпоративним кредитом за потреби.

Донати. Щодо статусу донатів на сьогодні, то нам вдалося зібрати 199 502 доларів США корпоративних та індивідуальних донатів разом. В рамках корпоративних пожертвувань ми робили перекази фонду “Повернись живим”, безпосередньо Збройним силам України, допомагали закривати збір коштів на конкретні потреби, закуповували обладнання для Державної служби України з надзвичайних ситуацій та інших структур. Крім того, ми подбали про дитячий притулок у Коростишеві, щоб покрити їхні потреби в товарах повсякденного вжитку.

Крім того, наші векторці продовжують збирати кошти на придбання техніки та спорядження для військових. Наприклад, у серпні 2022 року під час благодійного аукціону, який ми організували у форматі YouTube live, векторці за один раз зібрали майже 110 000 грн на закупівлю військових автомобілів, яку ініціював один з наших колег. Ми бачимо, що культура ділитися та підтримувати стала частиною нашої ДНК, яку поділяють усі співробітники.

Тисячі засвоєних уроків, тонни змішаних емоцій, сотні втрат і перемог, мільйони вжитих заходів і, нарешті, основні стратегії антикризового управління, засновані на досвіді Vector Software за останній рік:

• Майте план дій. 
• Спілкуйтеся зі своєю командою перед тим, як діяти.
• Доносьте інформацію спокійно та професійно.
• Зберігайте оптимізм.
• Будьте готові відповідати на питання про почуття та емоції.
• Прийняті рішення – це ваші найкращі рішення.
• Будьте людьми, дійте як професіонали.

Загалом, це лише перші роздуми про те, через що ми як колеги та особистості пройшли. Безумовно, попереду ще багато викликів. Наприклад, під час нашого нещодавнього опитування щодо задоволеності співробітників векторці були ще більш залученими, ніж будь-коли, отримавши 79 балів за шкалою eNPS. Це не лише результат запровадження нових бенефітів, а й результат єдності, мети та впливу щоденних перемог і невдач, з якими ми зіткнулися разом.