Трансформація HR: майбутнє за автоматизацією

Любов Коломієць, HR Business Partner, Qollabe

HR – це не перше, що спадає на думку, коли ми говоримо про автоматизацію. Адже як можна автоматизувати сферу, настільки орієнтовану на людину? Правда в тому, що технології створюються не щоб захопити світ. Натомість ми можемо делегувати їм багато рутинних та нецікавих завдань, зосередившись на тому, що вміємо найкраще, а саме – забезпечити, щоб усі співробітники були щасливі, задоволені та мали все необхідне для якісного виконання своєї роботи.

Що таке автоматизація HR-процесів?

Завдяки автоматизації HR-сфери, ми можемо позбутися до 90% рутинних завдань, зокрема:

• Вносити дані про нових спеціалістів
• Щоденно відстежувати дні народження
• Оформлювати заробітну плату
• Надсилати розсилки та багато іншого

Звісно, ви не можете автоматизувати все. Зустрічі 1-на-1 з членами команди, розробка довгострокових стратегій, планування та оцінка – це те, що не може замінити ні автоматизація, ні ШІ. Однак, запровадження автоматизованої HRM-системи у робочий процес є доцільним, оскільки дозволяє нам зосередитися на речах, які справді важливі. З огляду на це, давайте детальніше розглянемо основні переваги та стратегії впровадження автоматизації HR-процесів.

Основні переваги автоматизації HR-процесів

Я працюю з автоматизованими системами певний період часу, і ось основні переваги, які я помітила:

• Економія часу (і ментального здоров’я). Оскільки мені більше не потрібно було виконувати рутинні завдання, у мене з’явилося більше часу та енергії для складних завдань, які вимагали моєї цілковитої уваги. Без відволікань, вони раптово стали легшими, а дедлайни більше не були проблемою.
• Покращення якості роботи завдяки зменшенню людської помилки. Виконуючи рутинні завдання, ви схильні втрачати концентрацію, що неминуче призводить до помилок. Автоматизуючи ці завдання, за умови, що ви все правильно налаштували, ви значно зменшуєте кількість помилок у введенні даних.
• Економія грошей. Більше часу на складні завдання + менше часу на виправлення помилок = безпрограшний варіант для всіх.
• Кращий контроль над роботою HR-відділу. До впровадження автоматизації мені доводилося шукати та отримувати доступ до даних із різних не синхронізованих джерел, тому іноді було важко оцінити, чи все йде добре. Сучасне HRM-програмне забезпечення не лише допомагає автоматизувати ці завдання, але й відображає всю необхідну вам інформацію через зручний для користувача інтерфейс. Таким чином, це дозволило мені мінімізувати ризики невдачі та дало розуміння того, що потребує вдосконалення.

Інструменти, які ми використовуємо

1. PeopleForce. Інформаційна система управління персоналом (HRIS), і це справді чудова річ. Вона дозволяє нам не тільки зберігати файли співробітників і керувати ними в одному місці, але й проводити опитування, відстежувати ефективність роботи та аналітику для кожної команди.

Підсумки зустрічей 1-на-1, настрої та статуси співробітників, аналіз ефективності роботи за рік і багато іншого. Доступ до цих даних мають HR-відділ і керівники команд, і це допомагає нам бачити, як працюють команди та що відбувається з кожним її учасником. Якщо коротко, то це дозволяє нам перейти безпосередньо до суті та вживати дієвих заходів для покращення добробуту команд, в яких це необхідно.

2. Jira. Це добре відомий інструмент управління проєктами, і ми використовуємо його для автоматизації всього життєвого циклу співробітника в нашій компанії. Ми добре знали про поширені проблеми онбордингу. Коли нові працівники починають свій перший робочий тиждень, через поточні завдання, які є завжди, ми можемо забути надати їм доступ до інструментів, необхідних для роботи, забезпечити обладнанням або додати до нашої системи управління персоналом.

Ми не хотіли витрачати час на те, щоб виправляти ці помилки або марно намагатися звинуватити когось іншого, хто забув про свою роботу. Ми хочемо вразити наших нових співробітників і показати їм, що наша компанія працює як годинник. Перше враження важливе.

Ось чому ми витратили деякий час на написання та автоматизацію Jira-скриптів, які автоматично надсилають онбординг-завдання всім новим членам команди аж до моменту їх офбордингу.

Автоматизація Jira також вирішує питання відкритих завдань колишніх співробітників. Без автоматизації менеджери можуть забути перепризначити завдання одного члена команди іншому і вони залишаться у невизначеному стані, доки хтось про них не згадає. Завдяки ретельному впровадженню автоматизації кожен – від ІТ-спеціаліста до бухгалтера – знає та розуміє, що йому потрібно робити у кожному випадку онбордингу та офбордингу.

3. Academy Ocean. Це наш портал самообслуговування для співробітників/база знань. У межах процесу онбордингу кожен новий член команди повинен розуміти нашу політику, цінності, тон комунікації та корпоративну культуру. Замість того, щоб щоразу все повторювати, ми вирішили створити інтерактивну онбординг-презентацію, з якої співробітники зможуть дізнатися все вищесказане, не відчуваючи, що інформація подається надто швидко. Звісно, якщо виникнуть запитання, у нас є спеціаліст по роботі з кожною командою, який може прояснити ситуацію.

Для певних команд, таких як команди продажів та підтримки, ця онбординг-екскурсія завершується невеликою вікториною, щоб оцінити, чи правильно вони зрозуміли та засвоїли знання про наші основні цінності. Завдяки автоматизації цього оцінювання керівники команд можуть відстежувати ефективність роботи співробітників під час навчання та випробувального періоду та помічати те, що їм потрібно покращити.

Чому для нас важлива автоматизація?

Автоматизація стосується не короткострокових вигод, а довгострокового планування та переваг, які будуть приносити користь ще довго після того, як люди, які все налаштували, покинуть компанію. Ви знаєте жарт про те, що програміст витрачає 5 годин, щоб автоматизувати те, що можна зробити за 5 хвилин? Це щось схоже, але різниця в тому, що це 5 годин, які вам потрібно витратити один раз, а не витрачати 5 хвилин щодня. А ці хвилини накопичуються.

Коли ми впроваджували автоматизацію, нам спершу потрібно було оцінити наші потреби, бажання та очікування. Після цього нам довелось окреслити й формалізувати результати брейнстормінгів, а також провести зустріч із командою, яка очолювала реалізацію ініціативи. Це зайняло багато часу і, де-факто, певну суму грошей.

Але це була найлегша частина. Потім нам довелося поговорити з нашими співробітниками та пояснити їм, чому автоматизація варта того. Звички важливі в житті кожного, тому, щоб забезпечити найвищі шанси на те, що ці зміни приймуть, нам довелося створити повну комунікаційну структуру, написати інструкції щодо впровадження та підтримувати членів команди на кожному кроці. І це, безперечно, була, виснажлива і складна робота.

Але як тільки буря закінчилася і ми побачили автоматизацію в дії, ми не могли зрозуміти, як ми жили без неї раніше.

Наприклад, система LMS економить 70% часу, витраченого на онбординг як для HR, так і для менеджера. У нового працівника також є чим зайнятися в перший робочий день, замість того, щоб чекати, коли він перейде безпосередньо до роботи. Ця система також дозволяє нам відстежувати темп співробітників і спостерігати, як швидко вони проходять процес адаптації.

Вигода тут подвійна: ми розуміємо, коли новому співробітнику можна давати нові завдання, не перевантажуючи його, а також отримуємо дані про те, де працівник спотикається, що дає нам можливість покращити процес онбордингу в майбутньому.

Jira тим часом гарантує, що ми не забуваємо про нові та старі завдання. Наприклад, офбординг часто може бути хаотичним процесом, оскільки потрібно зробити так багато: видалення доступу до внутрішніх систем, розірвання контракту, перепризначення завдань, відмова від обладнання тощо. Автоматизація в Jira гарантує, що офбординг також не стане головним болем для співробітників або для інших членів команди, оскільки ми розділяємо його на послідовні завдання для кожного відділу. Отже, на практиці ми не переходимо, скажімо, від видалення доступу до розірвання контракту, поки не будемо на 100% впевнені, що попереднє завдання виконано та завершено.

Початок роботи з автоматизацією HR-процесів

Найголовніше – мати план. Ви не Мішель Єо, а це не фільм “Все завжди і водночас”. Важливо розуміти, які процеси потребують автоматизації, як ви можете їх автоматизувати та які програмні та апаратні рішення вам знадобляться для досягнення цілей. Як людина, яка вже через це пройшла, я хочу поділитися кількома порадами щодо ефективної автоматизації HR-процесів.

1. Визначте потреби компанії. Перш за все, нам потрібно знати, що саме ми будемо автоматизувати. Тут аудит – наш найкращий друг. Відстежуйте та кількісно оцінюйте всі постійні HR-завдання, щоб визначити, які з них забирають більшу частину вашого часу, а які можна легко автоматизувати.
2. Виберіть правильні інструменти. Після визначення потреб компанії нам потрібно вибрати правильне програмне забезпечення. Наприклад, якщо під час попереднього аудиту ви зрозуміли, що у вас забагато співробітників, за якими потрібно стежити, система управління персоналом (PMS) може стати для вас вдалим інструментом для роботи. Jira буде корисною, якщо у вас є багато завдань, які потребують координації між відділами.
3. Навчання працівників. Після інтеграції систем автоматизації у ваші робочі процеси вам обов’язково потрібно витратити час, щоб навчити співробітників, як ними користуватися. Існує кілька способів залежно від обсягу та потреб: індивідуальне навчання, попередньо записані відеоуроки, семінари для всієї компанії тощо.
4. Постійна оптимізація та вдосконалення. Існує велика ймовірність того, що ваша початкова імплементація буде не ідеальною з кількох причин. Відстежуйте, як працюють ваші автоматизовані системи та чи легко працівникам адаптуватись до нових процесів. Потім скористайтеся результатами своїх спостережень, щоб покращити процес автоматизації й повторюйте це нескінченно.
5. Переконайтеся, що ваші дані в безпеці.

Зрештою, я б сказала, що автоматизація є важливою, якщо ви хочете забезпечити найвищу ефективність і продуктивність своєї команди.

Звичайно, цей шлях непростий. Від планування до реалізації, а потім переконання співробітників, що це добре для них, це величезний виклик, назустріч якому варто йти.

Як HR-команда, ми повинні бути здатними зрозуміти цю неодмінну людську особливість – природжену відмову бачити та приймати зміни. Ми повинні очікувати певного опору і бути готовими зробити все, що в наших силах, щоб переконати людей, що це добре.

Спілкуючись з співробітниками, демонструючи, яку користь принесе автоматизація, і підтримуючи їх на кожному кроці, можна автоматизувати свої процеси з мінімальними труднощами.