Як правильно припинити співпрацю з працівником?

Євгенія Матросова, Head of Recruitment and HR в Reenbit

Євгенія має понад вісім років досвіду роботи в HR та рекрутингу, з них – понад чотири роки на посаді керівника. Вона здобула освіту в Бізнес-школі лідерства та управління, а також працювала викладачем у кількох рекрутинг-школах. Євгенія успішно керувала командами з 15+ осіб та самостійно найняла понад 200 висококваліфікованих ІТ-спеціалістів. Її досвід включає побудову HR/R процесів з нуля для різних організацій.

Звільнення працівника ‒ одне з найскладніших завдань, з яким стикається керівник або HR-фахівець. Дуже важливо підходити до цього процесу з обережністю, співчуттям і професіоналізмом, щоб звести до мінімуму збитки для організації та звільненого працівника. У цій статті я детально розповім, як правильно припинити співпрацю з працівником ‒ етично, ефективно та результативно.

1. Оцініть ситуацію 

Перш ніж розпочати процес звільнення, важливо ретельно оцінити ситуацію. Врахуйте наступні фактори:

• Проблеми з продуктивністю: працівник не зміг виконати поставлені вимоги, незважаючи на попередження та плани розвитку?
• Поведінкові проблеми: працівник демонстрував неналежну поведінку або порушував політику компанії, наприклад, у вигляді домагання чи дискримінації?
• Реструктуризація компанії: звільнення працівника пов’язане скоріше з реструктуризацією або скороченням штату, ніж з роботою і поведінкою? 
• Відгуки про роботу: чи надає компанія зворотний зв’язок кожному спеціалісту під час робочого процесу?

Інвестувавши час в оцінку ситуації, ви зможете визначити потрібний підхід і переконатися, що припинення співпраці обґрунтоване.

2. Підготуйтеся до процесу звільнення 

Після того, як ви оцінили ситуацію і визначили, що звільнення має відбутися, важливо підготуватися до нього. Слідуйте наступним крокам:

• Ознайомтеся з політикою та процедурами вашої компанії щодо розірвання трудового договору, а також з будь-якими юридичними вимогами. Перевірте угоду між компанією та працівником щодо особливостей та терміну попередження.
• Оберіть час для розмови. Наприклад, уникайте напружених або стресових періодів, п’ятниць або періоду напередодні свят. Сплануйте логістику звільнення: хто буде присутній на розмові і як вона буде проведена.
• Сплануйте структуру зворотного зв’язку та вашого діалогу. Намагайтеся уникати деструктивних формулювань.

Підготувавшись до процесу офбордингу, ви зможете зробити його максимально плавним і дбайливим. Важливо подякувати за час, проведений працівником у вашій компанії.

3. Проведення розмови 

Говорячи з працівником про звільнення, дуже важливо поводитися професійно, з повагою та емпатією. Врахуйте наступне: 

• Кажіть прямо і чесно про причини рішення компанії, зберігаючи при цьому професіоналізм і повагу. 
• Проявіть емпатію та розуміння ситуації, в якій опинився працівник, і будьте готові відповісти на будь-які його питання.
• Запропонуйте працівнику підтримку під час перехідного періоду, наприклад, допомогу в пошуку роботи або складанні резюме.
• Надайте інформацію про вихідну допомогу, пільги та інші виплати, на які має право працівник. 
• Поділіться планом офбордингу.  

Проводячи розмову з турботою та емпатією, ви зможете мінімізувати емоційний вплив звільнення на працівника.

4. Підтримуйте зв’язок з рештою працівників 

Після прощання з колегою важливо підтримувати зв’язок з іншими працівниками, щоб повідомити їх про організаційні зміни та вирішити будь-які їх питання. Ось що вам слід зробити: 

• Запевніть колег, що це звільнення було поодиноким випадком і компанія прагне забезпечити безпечне та сприятливе робоче середовище.
• Надайте підтримку працівникам, наприклад, додаткове навчання, зворотний зв’язок або заходи з командоутворення. 
• Якщо можливо, дайте позитивну рекомендацію звільненому співробітнику для майбутніх роботодавців. 

Комунікуючи з іншими працівниками, ви зможете зберегти позитивну робочу атмосферу та мінімізувати будь-які негаразди, спричинені звільненням працівника. 

5. Захистіть активи та дані компанії 

Захист активів і даних компанії після закінчення співпраці з працівником має важливе значення для захисту конфіденційної інформації та інтелектуальної власності. Виконайте наступні кроки:

• Заберіть у працівника майно компанії, наприклад, ноутбук, бейджик доступу або службовий автомобіль.
• Відключіть доступ працівнику до систем або даних компанії, щоб запобігти несанкціонованому доступу або крадіжці даних.
• Вжийте заходів для захисту конфіденційної інформації, наприклад, змініть паролі, відкличте доступ до конфіденційних документів або баз даних, повідомте ІТ-спеціалістів або співробітників служби безпеки. 
• Перевірте всі документи NDA, щоб переконатися, що вони підписані працівником.

Захищаючи активи та дані компанії, ви можете запобігти шкоді організації та її репутації.

6. Вчіться на власному досвіді

Після припинення співпраці з працівником дуже важливо зробити висновки з цього досвіду. Ось що варто зробити:  

• Проведіть прощальне інтерв’ю зі звільненим працівником, щоб отримати зворотний зв’язок про його досвід роботи в організації та визначити сфери, які потребують вдосконалення.  
• Проаналізуйте процес офбордингу та переконайтеся, що процес був справедливим і юридично обґрунтованим. 
• Надайте зворотний зв’язок керівництву щодо процесу звільнення, результатів роботи чи поведінки працівника, щоб покращити управління ефективністю та запобігти звільненню в майбутньому.

Проаналізувавши досвід офбордингу працівника, ви зможете вдосконалити процеси та процедури вашої організації, посприяти справедливості та рівності в робочому середовищі та запобігти майбутнім звільненням.

Що варто та чого не варто робити під час припинення співпраці

Варто робити

• Чітко і лаконічно повідомте працівника про причини звільнення. 
• Навіть якщо ви звільняєте людину за погану роботу або недопустиму поведінку, важливо показати йому повагу та співчуття під час цього процесу. 
• Заздалегідь повідомте працівника, щоб у нього був час підготуватися і домовитися про альтернативне працевлаштування. 
• Запропонуйте допомогу у вигляді кар’єрного консультування, підтримки в пошуку роботи або вихідної допомоги, якщо це можливо. 
• Переконайтеся, що ви дотримуєтеся всіх політик компанії та законодавчих вимог, наприклад, надаєте письмове повідомлення та пропонуєте компенсацію, якщо це можливо. 
• Дозвольте звільненому працівникові самостійно повідомити новину своїм колегам.

Не варто робити

• Звільнення не має бути сюрпризом для працівника. Надавайте зворотний зв’язок і можливості для покращення роботи перед тим, як зробити цей крок.
• Поважайте працівника та не принижуйте його. Проводьте розмову наодинці, спокійно та професійно.
• Не розголошуйте особисту інформацію про працівника під час процесу офбордингу.
• Не звільняйте працівника з метою помсти. 
• Не затягуйте. Після того, як прийняли рішення, дійте швидко і прозоро, щоб працівник не відчував плутанини чи тривоги.   

Реальні кейси та отримані уроки 

Чи завжди правда ‒ це правильний шлях?

На моїй попередній роботі у нас був співробітник, якому не вистачало ініціативи і який не виконував завдання вчасно. Крім того, ми отримували численні негативні відгуки щодо його комунікативних навичок, і, на жаль, він погано сприймав критику. Ми робили спроби вирішити ці проблеми: пропонували підтримку, коучинг, простіші завдання, додаткові дні відпустки, залучали до роботи проєктного менеджера, проте покращення не відбулося. Зрештою, ми прийняли складне рішення про звільнення. Однак нашим головним викликом було пояснити йому причини цього кроку, оскільки він, здавалося, не розумів, що ми намагалися сказати. Щоб захистити моральний дух команди та наш HR-бренд, ми представили це як скорочення штату через низьке робоче навантаження зі сторони клієнта. Хоча повна прозорість є ідеальним варіантом, важливо балансувати її з мінімізацією ризиків для культури та бренду компанії під час прийняття складних рішень.

Скорочення персоналу з емпатією 

Одного разу я зіткнулася зі складною ситуацією, коли довелося звільнити працівника через скорочення штату. У таких випадках дуже важливо надати чітке пояснення, чому саме ця людина була обрана для звільнення. Якщо причини пов’язані з такими факторами, як заробітна плата або менший досвід роботи в проєкті порівняно з іншими членами команди, уникайте розкриття цієї інформації під час exit-інтерв’ю без належного контексту. Натомість краще підкреслити його внесок у проєкт і запевнити, що рішення не ґрунтувалося на його навичках чи результатах роботи. 

Запропонуйте допомогу в пошуку нових можливостей працевлаштування, як у компанії, так і за її межами. Важливо підтримувати позитивні стосунки з людьми навіть після завершення співпраці з ними. Будьте з ними на зв’язку і пропонуйте можливості, що з’являться в майбутньому. 

Звільнення працівника ‒ складне і часто неприємне завдання, але його можна зробити більш керованим, дотримуючись кількох ключових кроків. Оцінивши ситуацію, належним чином підготувавшись до exit-інтерв’ю, провівши зустріч з емпатією, ви зможете забезпечити етичність та ефективність процесу. Такий підхід зменшить негативний вплив як на організацію, так і на звільненого працівника, що в кінцевому підсумку сприятиме створенню позитивного робочого середовища. Пам’ятайте, що звільнення ‒ це не кінець процесу, а скоріше початок нового розділу для організації та працівника.